Die BITBW ist die zentrale IT-Dienst­leisterin für die gesamte Landes­verwaltung in Baden-Württemberg. Wir sorgen dafür, dass die Landes­verwaltung mit einer modernen IT-Ausstattung arbeiten kann. Sie möchten einen Teil dazu beitragen? Dann starten Sie jetzt Ihre Karriere im öffentlichen Dienst!

Gemeinsam Neues wagen. Gemeinsam stark für Baden-Württemberg.

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Kontakt

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne!

Helena Kapahnke
0711 8910-8235
Helena.Kaphanke@bitbw.bwl.de

Standort

Stuttgart-Feuerbach

Kennziffer

2210-2

Bewerbungs­frist

30.06.2022

Die BITBW legt Wert darauf, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt im Arbeitsalltag widerspiegelt. Wir freuen uns besonders über die Bewerbungen von qualifizierten Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt

Eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Landessicherheitsüberprüfungsgesetz wird bei einer Einstellung durchgeführt.

Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)


Ihr Einsatz macht den Unterschied

Sie unterstützen die Leitung der Abteilung 2 – Verwaltung im operativen Tagesgeschäft u.a. mit folgenden Tätigkeiten:

  • Funktion als Schnittstelle und Ansprechperson für interne sowie externe Ansprechpartner
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen
  • Darüber hinaus sind Sie für weitere administrative Themen zuständig: Vorbereitung, Ausfertigung, Versand und Archivierung von (elektronischen) Schriftstücken
  • Buchhaltung, Dienstreisen/Dienstgänge, Raumbuchungen, Organisation von Veranstaltungen, Catering, Beschaffung Büromaterial, Zeitbuchungen, Verwaltung von Krankheitsmeldungen, Koordinierung von Fortbildungen, Zeitschriftenabonnements etc.)
  • Organisation und Koordinierung von Büro-Umzügen, Unterstützung bei Organisationsänderungen
  • Pflege zentraler Informationen im Internet/Intranet
  • Erstellung von Beschaffungsanträgen und Bedarfsmeldungen der Abteilung in Sharepoint
  • Unterstützung der Budgetverantwortlichen bei der Erfassung von Daten (z.B. Absatzmengen) im FIS-Portal und bei der jährlichen Budgetplanung
  • Protokollführung, Erstellung von Berichten, Reports und Präsentationen

Ihr Profil überzeugt

  • Wir suchen eine/n Mitarbeiter/in mit einem offenen und positiven Mindset sowie sicheren Umgangs-formen. Für das Aufgabengebiet werden ein hervorragendes Organisationsvermögen und Zeitmanagement, sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Teamfähigkeit und Verbindlichkeit erwartet
  • Ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache, hohes Engagement und Freude am Umgang mit Menschen runden Ihr Profil ab. Zudem haben Sie eine sehr gute Auffassungsgabe und können Zusammenhänge optimal verstehen
  • Sie überzeugen durch Eigeninitiative und selbständigem Arbeitsstil und können auch unter Zeitdruck mit hoher Effizienz arbeiten und freuen sich, wenn Sie sich bei den verschiedenen Themen innerhalb der Abteilung aktiv einbringen können
  • Sie haben eine erfolgreiche abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich
  • Erfahrungen in einer vergleichbaren Position in der öffentlichen Verwaltung sind erwünscht
  • Sie verfügen über sehr gute MS Office Kenntnisse

Unser Angebot kommt gut an

  • Sehr flexible Arbeitsmodelle wie großzügige Gleitzeitregelung und mobiles Arbeiten
  • Teilzeitbeschäftigung ist bei uns willkommen - bitte geben Sie uns Ihren gewünschten Arbeitsumfang an
  • Strukturierte Einarbeitung mit Patenprogramm sowie umfassende Fort- und Weiterbildungen
  • Kooperation mit einem Fitness-/Wellnesspartner, Zuschuss zum JobTicket BW, ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung und eine Kantine
  • Sicherer Arbeitsplatz und die Möglichkeit einer Verbeamtung
  • Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung bis EG 8 TV-L bzw. bei Beamtinnen und Beamten bis Bes. Gr. A 9
  • Erholungsurlaub / Jahresurlaub in Höhe von 30 Tagen
  • Eine Zusatzversorgung als Betriebsrente und ggf. eine Personalgewinnungszulage bei Tarifbeschäftigten

KLINGT GUT ?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
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